Nel momento in cui si è presa la decisione di organizzare un evento per qualunque scopo tra i tanti plausibili, ci sono dei passaggi fondamentali da adempiere. In primo luogo, la base da cui partire è data dall’identificazione del target dell’evento, poiché i dettagli successivamente andranno curati proprio in base al pubblico alla quale ci si riferisce. Infatti, i partecipanti sono il vero motivo per cui si decide di organizzare un evento, ragion per cui non bisogna assolutamente sbagliare da questo punto di vista, altrimenti i rischi che si corrono sono molteplici. In tal senso, non c’è niente di più brutto che metterci passione per l’organizzazione di un evento altisonante, il quale però risulta poi essere un fiasco perché annoia, perché irraggiungibile o perché troppo costoso.
Naturalmente una volta definito il target del proprio evento diventa più facile anche occuparsi di altri aspetti organizzativi, vedi per esempio la location che lo ospiterà, la scelta dei gadget (che in siti come questo si possono personalizzare) da regalare ai partecipanti e il programma o la scaletta degli interventi se si tratta di una convention. D’altronde, come anticipato, è proprio con la possibilità di conoscere il pubblico di riferimento che si possono curare minuziosamente i dettagli. Ma per non sbagliare, è importante focalizzare l’attenzione sulla definizione del target: ecco dei consigli pratici per fare centro.
Quando si ha l’intenzione di organizzare un evento, ci si concentra in primo luogo sul target di riferimento, il quale va definito scrupolosamente. Infatti, bisogna essere consapevoli che l’evento in questione non può, per forza di cose, interessare chiunque. Consci di ciò (altrimenti si rischia il fiasco), è opportuno presentare una proposta pensata proprio sulla base delle caratteristiche dei partecipanti. Un evento troppo generico potrebbe non interessare a nessuno, poiché per definizione, sarebbe troppo vago. Per essere il più precisi possibile, è necessario suddividere il pubblico in segmenti, ovvero si parte da un target più generico per poi stringere passo dopo passo.
Partendo da tale presupposto, è chiaro che le persone realmente interessate saranno meno rispetto a quanto pensato inizialmente, ma da un segmento si può sempre arrivare a colpire un gruppo di pubblico più generico. Ad esempio, se l’evento sarà incentrato su di un master di economia, allora il target generale sono gli studenti; tuttavia, gradualmente ci sarà un’ulteriore suddivisione. Tra gli studenti, i potenziali interessati sono dei neolaureati in cerca di un altro percorso universitario da cominciare, e tra i neolaureati, i diretti interessati sono i neolaureati in economia.
Per individuare il target di riferimento, bisogna partire dalla tipologia dell’evento. Bisogna pensare: “a chi posso riferirmi?”. Ad esempio, se il nucleo dell’evento è legato a uno o più aspetti aziendali, allora in tale ambito ci si potrà riferire a due categorie ben precise: i dipendenti o i clienti. Nel primo caso si conoscono le caratteristiche dei propri impiegati, dunque risulterà tutto più semplice. Eventualmente si potrebbe avanzare un’ulteriore distinzione tra ruoli, magari si potrebbe fare riferimento soltanto ai neoassunti o al gruppo di dirigenti. Nel secondo caso è più complesso, ma si potrebbero inserire dei requisiti per avere delle persone selezionate come partecipanti, e quindi realmente interessate.
Infine, a seconda del settore o della tipologia di azienda si potrebbe individuare il target. Da questo punto di vista, un congresso basato sui prodotti di bellezza avrà un pubblico differente rispetto a una conferenza scientifica popolata da medici. Si parte, dunque, dalle caratteristiche aziendali per risalire a quelle delle persone. Non resta che prendere carta e penna e segnare tutto ciò che si ritiene indispensabile, dagli elementi ecologici a quelli di lusso, e ci si muove di conseguenza per elargire gli inviti.
